Email aziendale professionale: info@tuaazienda o Gmail? E che ruolo ha la PEC?

Un indirizzo come info@tuaazienda.it o nome@tuaazienda.it dice al cliente che il messaggio arriva dall’azienda, non da un account personale. Funziona con il tuo dominio, quindi resta all’azienda anche quando cambiano collaboratori o fornitori. Un indirizzo Gmail gratuito basta per iniziare, ma l’azienda non ha un pannello per gestirlo, e chiunque può aprire un indirizzo simile con il tuo nome.

Questa guida confronta le tre soluzioni più comuni: Gmail gratuito, l’email inclusa nell’hosting e servizi come Google Workspace o Microsoft 365. Spiega anche perché la PEC, obbligatoria per le imprese, non sostituisce l’email di tutti i giorni, cosa cambia in Gmail a gennaio 2027 e come evitare che le tue email finiscano nello spam. Fonti verificate il 15 ottobre 2026.

Cosa perde un’azienda con un indirizzo Gmail gratuito

• La distinzione dai truffatori. Chiunque può aprire un indirizzo @gmail.com con il nome della tua azienda, quindi il cliente non ha modo di distinguere l’indirizzo vero da uno falso. Gli indirizzi con il tuo dominio li puoi creare solo tu, e corrispondono all’indirizzo del sito.
• Il controllo quando un collaboratore se ne va. Gmail gratuito non ha un pannello di gestione per l’azienda: chi ha la password ha l’account. In Google Workspace, l’amministratore può reimpostare la password di un utente e trasferirne le email a un collega. In Microsoft 365, la casella di un ex collaboratore si può trasformare in una casella condivisa, conservando email e calendario.
• La protezione del nome. Per il tuo dominio imposti tu le regole SPF, DKIM e DMARC, che indicano chi può inviare email a tuo nome. Su gmail.com queste regole le decide Google, non l’azienda.
• Lo spazio. L’account gratuito ha 15 GB, condivisi tra Gmail, Google Drive e Google Foto.
• L’indirizzo quando cambi fornitore. L’indirizzo con dominio resta lo stesso anche se passi a un altro fornitore di email; cambia solo la configurazione del dominio. Un indirizzo @gmail.com non può passare a un altro fornitore.

Le tre soluzioni più comuni

I prezzi sono quelli pubblicati da Google e Microsoft al 15 ottobre 2026. Per un’azienda con una o due persone che usano solo l’email, l’email dell’hosting può bastare. Quando hai un team, ti servono calendari condivisi o vuoi gestire tu gli accessi, Workspace o Microsoft 365 sono più adatti. Per indirizzi condivisi come info@, chiedi se puoi usare un alias, un gruppo o una casella condivisa, senza pagare un utente in più.

La PEC: obbligatoria, ma non basta

In Italia le imprese hanno anche un altro indirizzo: la posta elettronica certificata. Secondo l’AgID, la PEC attesta l’invio e la consegna di un messaggio e fornisce ricevute opponibili a terzi; tra due indirizzi PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

• Le società devono indicare il proprio domicilio digitale, cioè la PEC, nel Registro delle imprese (articolo 16 del decreto-legge 185/2008), e lo stesso vale per le imprese individuali. Chi non lo comunica rischia una sanzione e l’assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale.
• Gli amministratori: oggi l’obbligo riguarda l’amministratore unico o l’amministratore delegato, oppure, in mancanza, il presidente del consiglio di amministrazione delle società; il loro domicilio digitale non può coincidere con quello dell’impresa.

La PEC serve per le comunicazioni con valore legale, con la pubblica amministrazione e tra imprese. Non è pensata per scrivere ogni giorno ai clienti, che spesso non hanno una PEC. Ti servono quindi entrambi: la PEC per gli obblighi di legge e un indirizzo con il tuo dominio per il lavoro quotidiano. La PEC si attiva presso uno dei gestori iscritti nell’elenco dell’AgID. Per il tuo caso, verifica gli obblighi con il commercialista.

Se leggi l’email aziendale dentro Gmail

Se leggi la posta del tuo dominio dentro Gmail gratuito, con l’opzione “Controlla la posta da altri account” (POP), e invii da quell’indirizzo con “Invia messaggio come”, tieni presente che Google sta togliendo queste funzioni:

• Dopo il primo trimestre del 2026, il recupero della posta con POP e Gmailify non è più disponibile per i nuovi utenti. Gli utenti esistenti possono usarlo fino a gennaio 2027.
• Da gennaio 2027, Gmail non supporterà più “Invia messaggio come” per gli indirizzi di altri fornitori.
• I messaggi sincronizzati fino ad allora restano in Gmail.

Secondo Google, il cambiamento riguarda Gmail sul computer. Nell’app Gmail per Android, iPhone e iPad puoi aggiungere l’indirizzo come account IMAP, per leggere e inviare, oppure inoltrare automaticamente la posta dall’altro fornitore. È comunque il momento giusto per portare l’email aziendale su una soluzione gestita dall’azienda.

SPF, DKIM e DMARC: perché le email non finiscano nello spam

Quando colleghi l’email al dominio, si configurano alcuni record DNS:

• MX indica dove deve essere consegnata la posta inviata agli indirizzi del tuo dominio.
• SPF elenca i server autorizzati a inviare email per il dominio (RFC 7208).
• DKIM aggiunge a ogni messaggio una firma digitale che lo collega al tuo dominio (RFC 6376).
• DMARC dice ai destinatari come trattare i messaggi che non superano questi controlli e ti permette di ricevere dei report (RFC 9989).

Non sono più facoltativi. Dal 1° febbraio 2024, Gmail chiede SPF o DKIM a tutti i mittenti, e SPF, DKIM e DMARC a chi invia più di 5.000 messaggi al giorno agli indirizzi Gmail. Da novembre 2025, Gmail applica questi requisiti in modo più rigoroso: i messaggi che non li rispettano possono essere ritardati o rifiutati. Anche Outlook.com li chiede tutti e tre a chi invia più di 5.000 email al giorno, da maggio 2025.

Il National Cyber Security Centre britannico consiglia di partire con una politica DMARC “none”, che raccoglie solo i report. Quando sei sicuro che tutte le tue email legittime superino i controlli, rendi la politica più severa un passo alla volta, fino al rifiuto delle email falsificate.

Attenzione anche al modulo del sito: la notifica deve partire da un indirizzo del tuo dominio, con l’indirizzo del cliente in “Reply-To”. Lo spieghiamo nella guida agli errori nel modulo di contatto.

Come passare all’email con il tuo dominio

1. Fai l’elenco degli indirizzi. Annota ogni indirizzo in uso, chi lo legge e dove è pubblicato: biglietti da visita, fatture, sito, Instagram e Profilo dell’attività su Google.
2. Scegli il servizio e crea gli indirizzi. Un indirizzo per ogni persona che scrive ai clienti e un indirizzo condiviso, come info@, letto da almeno due persone.
3. Copia le vecchie email con gli strumenti di importazione del nuovo fornitore, così lo storico con i clienti non va perso.
4. Cambia i record MX e aggiungi SPF, DKIM e DMARC. Togli i vecchi record MX: secondo Google, la posta potrebbe non funzionare correttamente se restano record vecchi o errati, e il cambiamento può richiedere fino a 72 ore.
5. Fai una prova. Scambia email con un indirizzo Gmail e con un indirizzo Outlook. In Gmail, apri il messaggio, scegli “Mostra originale” e controlla che SPF, DKIM e DMARC risultino “PASS”.
6. Aggiorna l’indirizzo ovunque e tieni attivo il vecchio indirizzo per qualche mese, con una risposta automatica che indica quello nuovo.
7. Quando un collaboratore se ne va, non cancellare subito l’account. Trasferisci le sue email a un collega o trasforma la casella in una casella condivisa, così i messaggi dei clienti continuano ad arrivare.

Quando cambi l’hosting del sito, assicurati che i record dell’email non vengano cancellati durante il passaggio; lo spieghiamo nella guida all’hosting. Se non hai ancora un dominio, parti dalla guida al dominio .it.

Esempio illustrativo: un’impresa di ristrutturazioni con quattro persone

L’impresa usa un indirizzo Gmail con il proprio nome e gli indirizzi Gmail personali di due collaboratori. Quando uno di loro se ne va, i clienti continuano a scrivere a quell’indirizzo. L’impresa passa all’email con il proprio dominio: un indirizzo per ogni persona e info@ per il sito, il modulo e il profilo Google, letto da due persone. La PEC resta per le comunicazioni con la pubblica amministrazione. L’impresa configura SPF, DKIM e DMARC con la politica “none”, cambia gli MX nel fine settimana e tiene il vecchio indirizzo Gmail per tre mesi, con una risposta automatica. Quando i report DMARC mostrano che tutte le sue email superano i controlli, rende la politica più severa.

Checklist

• Ogni persona che scrive ai clienti ha un indirizzo con il dominio dell’azienda.
• L’indirizzo condiviso, come info@, è letto da almeno due persone.
• La PEC dell’impresa è attiva e iscritta nel Registro delle imprese, e qualcuno la controlla.
• Account e dominio sono intestati all’azienda, con un amministratore di riserva.
• MX, SPF, DKIM e DMARC sono configurati e provati.
• Il modulo del sito invia dal tuo dominio, con “Reply-To” verso il cliente.
• Se leggi l’email dentro Gmail con POP o “Invia messaggio come”, hai un piano per gennaio 2027.
• Hai una procedura per quando un collaboratore se ne va.

Domande frequenti

Posso usare la PEC come email principale?

Non conviene. La PEC ha valore legale tra indirizzi PEC, ma molti clienti non ne hanno una e non è pensata per la corrispondenza di tutti i giorni. Usala per gli obblighi di legge e tieni un indirizzo ordinario con il tuo dominio per i clienti.

Posso continuare con Gmail e inviare da info@?

Oggi sì, con “Invia messaggio come” e il server SMTP del tuo fornitore di email. Ma da gennaio 2027 Gmail sul computer non lo supporterà più per gli indirizzi di altri fornitori. Un servizio di email con il tuo dominio evita questa dipendenza.

Quanti indirizzi mi servono?

Di solito uno per ogni persona che scrive ai clienti e uno condiviso per il sito e i profili. Indirizzi come vendite@ o prenotazioni@ possono essere alias o gruppi che inoltrano la posta alle persone giuste, se il fornitore lo consente.

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